SEPA : Etat des lieux

Que signifie SEPA ?

Comme indiqué dans un article sur ce site, le terme SEPA signifie Single Euro Payments Area. C’est la zone où plus de 500 millions de citoyens et plus de 20 millions d’entreprises et autorités publiques européennes peuvent effectuer et recevoir des paiements en euros dans les mêmes conditions, droits et obligations, indépendamment de leur emplacement.

L’introduction de l’euro a contribué à la facilitation des paiements en espèces partout dans la région, les rendant aussi simples que dans son pays d’origine. Jusqu’à récemment, il était pas si facile de payer pour des biens ou des services par voie électronique dans un autre pays de la zone euro, par exemple avec une banque carte de débit, le moyen de paiement privilégié par de nombreux Européens aujourd’hui. Et quand vous vouliez transférer de l’argent à partir d’un compte bancaire domicilié dans votre pays d’origine vers un compte dans un autre pays de la zone euro, le paiement pouvait prendre beaucoup plus de temps, et le bénéficiaire ne pas obtenir la totalité du montant.

Quels sont les avantages de SEPA ?

SEPA rend tous les paiements électroniques effectués dans la zone euro aussi simples que les paiements en espèces. Vous pouvez effectuer des transferts rapides et sûrs entre comptes bancaires partout dans la zone euro. Et si vous faites des emplettes à l’étranger, vous pouvez également utiliser votre carte de débit bancaire pour effectuer un paiement en euros, comme vous le feriez dans votre pays d’origine.

bonhomme avec une loupe faisant un état des lieux

SEPA implique également de meilleurs services bancaires pour tous : une tarification transparente, de précieuses garanties assurant que vos paiements sont reçus rapidement et intégralement, et les banques assument la responsabilité si quelque chose se passe mal avec votre paiement.
Les gains globaux attendus de SEPA pour toutes les parties prenantes a été évalué à 21,9 milliards € par an par PWC en 2014 confirmant une étude Capgemini de 2008 l’évaluation de ces avantages à 123 M € cumulés sur 6 ans.

Réglementation SEPA

La réglementation SEPA (EC 260/2012) adoptée en 2012, vise à créer un véritable marché unique européen des paiements de détail.
Le passage définitif à SEPA date du 1er août 2014. Depuis cette date, tous les virements et les prélèvements en euros sont faits sous le même format : les virements SEPA (SCT) et les prélèvements SEPA (SDD).
A l’origine, le passage devait se faire le 1er août 2014, mais une modification du règlement SEPA a introduit une période de transition de six mois – jusqu’au 1er Août 2014, donc – pour assurer un minimum de perturbations pour les consommateurs et les entreprises.

SEPA : un travail collaboratif

Le Single Euro Payments Area (SEPA) est une initiative du secteur bancaire européen qui a permis de rendre tous les paiements électroniques dans l’ensemble de la zone euro – par exemple, par carte de crédit, carte de débit, virement bancaire ou prélèvement – aussi facile que les paiements nationaux dans son pays d’origine.

Le projet SEPA a fortement été soutenu par la Commission européenne et la Banque centrale européenne. Le Conseil SEPA, qui sera bientôt remplacé par un nouvel organe de gouvernance, le conseil paiements de détail Euro (ERPB), rassemble tous les acteurs du marché du paiement et vise à faciliter la mise en place et la transition en douceur vers le SEPA.

La migration SEPA

La Commission européenne, en collaboration avec la BCE, a surveillé de près la migration de chaque État membre vers le SEPA.

Quels sont les pays SEPA ?

Les pays concernés par les virements et prélèvements SEPA sont des pays qui font déjà partie de la zone euro, des pays membres de l’Union Européenne et qui utilisent des devises qui ne sont pas l’euro, mais aussi de pays qui ne font pas partie de l’UE.

Nous présentons ici les pays, banques nationales ou établissements financiers directement concernés par le SEPA et responsables de l’émission des identifiants bancaires BIC et IBAN, ainsi que les personnes physiques responsables et les moyens de les contacter.

Carte de l'Union Européeene
L’Union Européenne au 01/01/2016

Pays de la zone euro

Les pays répondant à ces critères et qui ont rejoint le SEPA sont au nombre de 19 :

Pays membres de l’UE avec devise autre que l’euro

Les pays de l’Union Européenne n’utilisant pas l’euro mais qui font néanmoins partie de la zone SEPA sont :

Pays non-membres de l’UE

Les pays hors UE qui ont néanmoins décidé de participer au SEPA sont les suivants :

Améliorer la gestion des paiements avec une payment factory

On emploie de plus en plus l’expression Payment Factory pour définir les conditions permettant une gestion et un traitement des paiements les plus efficaces possibles dans une entreprise. On examinera ici les pré-requis nécessaires à la mise en place d’un outil de centralisation de paiement les différentes formes prises par une application de type « usine de paiements ».

Payment factory

Le terme de payment factory est largement utilisé dans les trésoreries groupe et est souvent interprété de différentes manières.
D’une manière générale, une Payment factory est une application installée dans une grande une organisation et destinée à centraliser et à contrôler la direction et le traitement des flux de paiement auparavant décentralisés.

Une Payment Factory est constituée de facteurs internes (processus type workflows, configuration et paramétrage, utilisateurs, technologies disponibles en interne – bases de données, SI et serveurs associés…) et de facteurs externes, tels que les contreparties bancaires, les comptes, la connectivité et les filiales, engendrant des modèles différents.

Une interprétation indique que la Payment Factory serait le résultat d’une centralisation et du regroupement des processus de paiement des dettes et du personnel dans un endroit unique, tandis que d’autres entreprises la considère comme une plaque tournante centralisée, seule responsable de l’exécution des paiements à destination des
partenaires bancaires et facilitée par les processus décentralisés des comptes créditeurs. Nulle interprétation est erronée, et nous avons donc besoin de comprendre les facteurs qui influencent la mise en place d’une Payment factory et les avantages qui peuvent en être tirés.

Périmètre d’entreprise

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises continuent de gérer leurs comptes de traitement des paiements et leurs comptes bancaires au niveau de la business unit ou au niveau des filiales. Bien que ces méthodes peuvent offrir un degré de flexibilité, ils entraînent souvent dans le même temps une mauvaise visibilité et des coûts de maintenance non maîtrisés. La multiplicité des systèmes, des processus et des relations bancaires ont en effet tendance à introduire des coûts plus élevés, un manque de visibilité sur les flux de trésorerie, une complexification des processus d’approbation et de validtion,
les risques opérationnels, des problèmes de reporting et un manque général de normalisation.

La méthode de gestion de trésorerie sera influencée par divers facteurs, y compris la nature de l’entreprise, le modèle de négociation, l’emplacement des acheteurs et des fournisseurs, les relations bancaires, le degré de centralisation du processus, etc.
La mise en place des paiements sera induite par les relations avec les fournisseurs, les devises de travail, la connectivité bancaire et leurs services, la technologie déjà présente dans les systèmes d’information ainsi que les logiciels amont et aval et ERP déjà en place.

Ainsi, l’évaluation les structures de paiement sera probablement différente pour la plupart des entreprises et fera fluctuer les avantages potentiels de la centralisation.
Alors que la pression pour réduire les coûts va généralement conduire les entreprises à évaluer leurs processus, la mise en place du SEPA va entraîner les grandes organisations à regarder du côté des usines de paiement.
En effet, depuis que le Parlement européen a adopté une loi obligeant les États membres de la zone Euro à migrer vers les normes SEPA en 2014 pour faciliter les virements et prélèvements, de nombreuses entreprises ont évalué leurs flux de paiement afin de comprendre l’impact du SEPA sur leur organisation et de se préparer aux ajustements nécessaires.

Dans le cadre de cet effort SEPA, qui a engendré une normalisation, une plus grande efficacité et une diminution des comptes en euros, de nombreuses sociétés ont étudié la possibilité d’évaluer leur infrastructure de paiement plus largement.

Quels avantages pour une Payment factory ?

Une approche centralisée des activités de paiement peut aider une entreprise à obtenir des avantages dans un certain nombre de domaines en fonction de leurs activités actuelles et de la stratégie de gestion de trésorerie. Parmi ces avantages, on trouve :

Plus grande normalisation et efficacité

  • meilleure cohérence dans le processus de paiement permettant l’automatisation avec des taux de STP plus élevés, une activité manuelle réduite et la réduction des coûts qui en résulte
  • possibilité de réduire le nombre de relations bancaires et de rationaliser les structures de compte
  • normalisation du traitement de l’Euro grâce à l’utilisation du virement SEPA
  • harmonisation de la connectivité et des formats de fichiers bancaires en utilisant SWIFT, eBICS et ISO 20022 XML

Visibilité et contrôle accrus

  • visibilité sur le paiement et le contrôle interne conduisant à l’optimisation de la liquidité
  • déclaration simplifiée à des fins internes et réglementaires puisque les informations de paiement sont centralisées donc disponibles de partout
  • réduction de la fraude grâce à la gestion des processus, la visibilité accrue et la mise en œuvre des politiques de contrôle
  • visibilité des fournisseurs consolidée permettant une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement et une négociation optimisée des tarifs

Réduction des coûts

  • coûts de transaction réduite et meilleure gestion bancaire
  • amélioration du et consolidation des flux de paiement
  • meilleure utilisation des fonds disponibles en tant que processus de financement et les conditions d’intérêt optimisées

Les chemins menant à une payment factory

La structure d’une payment factory varie en fonction de la stratégie de paiement en place et de la future stratégie de gestion de la trésorerie de cette organisation.

Les entreprises partant d’une base décentralisée et qui sont multi-bancarisées, auront probablement pour priorité la recherche, le contrôle, la visibilité et la normalisation de leurs flux de paiement.
Ceci est généralement réalisé en utilisant soit une application bancaire partagée soit en adoptant un système qui facilite la réception des instructions en provenance des business units et qui crée les fichiers de paiement pour les partenaires bancaires. Ainsi, tous les paiements extérieurs sont envoyés et tous les relevés bancaires sont reçus via un canal de distribution unique.

Les organisations qui ont déjà atteint un certain degré de centralisation des paiements, elles, se concentreront davantage sur la réalisation de nouveaux gains d’efficacité grâce à l’amélioration du straightthrough processing (STP) des taux, sur l’amélioration de l’efficacité du financement et sur l’automatisation des processus.
Les in-House Banks, les compensations et les paiements « pour compte de » (payment-on-behalf-of, dits POBOs) sont aussi souvent utilisé pour faciliter des activités intersociétés, pour gérer des positions de trésorerie et agréger les obligations de paiement.

Certaines questions importantes doivent être abordées à ce stade, et notamment :

  • Comment les paiements sont-ils traités aujourd’hui ?
  • Combien de banques fournissent de services de paiement ?
  • Comment la communication avec les fournisseurs s’effectue-t-elle ?
  • Quelles sont les devises de base ?
  • Les encaissements constituent-ils des activités de paiement ?
  • La visibilité et le contrôle sur les activités de paiement sont-ils totaux ?
  • Quelle est l’efficacité du processus de financement ?
  • Qu’en est-il des fonds de roulement ?

Gérer les priorités de l’entreprise

Après avoir étudié l’existant, l’étape suivante est la définition d’une approche structurelle pour la gestion de trésorerie et les activités de paiement. Cela permettra de définir les priorités de la Payment Factory, servira de support dans la conduite des discussions internes et externes et impactera positivement le processus de décision menant au choix de la payment factory.

Pour certains groupes, la priorité sera d’augmenter l’utilisation du cash, pour d’autres ce sera la réduction des effectifs ou encore l’adoption d’une infrastructure agnostique bancaire. Cette vision est souvent dictée par l’identification des principaux défis immédiats et les budgets alloués aux processus de paiement. Les discussions
avec des partenaires bancaires et technologiques peuvent aussi aider à guider le processus de prise de décision et à informer les entreprises des solutions et logiciels capables de répondre à leur modèle de Payment Factory.

Avant toutes choses, les sociétés devraient envisager les mesures suivantes :

  • périmètre (par exemple zones géographiques et unités d’affaires à cibler, impact du changement, processus, effectifs / localisation, l’activité inter-entreprise)
  • stratégie bancaire (par exemple nombre de partenaires dans traitement des paiements, capacités bancaire, exigences en matière de services de comptes locaux)
  • gestion des liquidités (par exemple devises, comptes et lieux préférés, modalités de financement, agrégation des passifs, contrôle des business units)
  • connectivité et formats de fichiers (par exemple méthode de communication préférée de la banque, importance relative des canaux bancaires et formats agnostiques SWIFT / ISO 20022 XML)
  • préparation interne à la conduite des changements dans les processus (par exemple, changements technologiques nécessaires, capacité d’appuyer les changements dans les délais souhaités, projets contradictoires, obstacles culturels tels que l’autonomie de l’unité d’affaires locale)
  • juridique et fiscal (par exemple, changements des structures comptables, les répercussions fiscales, rapports souhaités)

Les modèles d’usine de paiement souhaités peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs. Alors même que tous s’accordent sur l’efficacité des payment factories, l’utilisation des nouvelles technologies sert également de catalyseur et permet de rassembler ERP, TMS, applications de banque en ligne et middleware supplémentaire afin d’atteindre objectifs des paiements.

paiements transitant via une payment factory
Schéma possible d’une payment factory

Le modèle le plus classique est celui de la payment factory facilitant la réception des instructions et créant les fichiers de paiement avant communication bancaire : les business units envoient l’instruction de paiement à la payment factory, la communiquent à l’ERP / au TMS / au middleware, qui l’envoie aux partenaires bancaires. La banque paie les bénéficiaire en débitant la business unit.

Mise en place d’une usine de paiements

Comme pour tout projet de changement, la mise en place d’une Payment Factory nécessite une planification et une préparation interne. La participation de la trésorerie, des comptes créditeurs, des départements juridique / fiscal, technologique, de la gestion de projet et des équipes seront nécessaires.

De nombreux facteurs doivent être pris en considération à considérer lors de l’implémentation d’une Payment Factory :

  • gestion des risques :
    • change
    • gestion de crédit
    • risque de contrepartie
    • gestion de projet
  • infrastructure technique :
    • configuration ERP / TMS
    • In house bank / Compensation / Pobo
    • Connectivité
  • Efficacité et optimisation du process :
    • STP
    • conduite du changement
    • relations bancaires
    • structure de compte
    • prévision
  • sécurité et conformité :
    • processus d’approbation
    • gestion de compte bancaire
    • SLA / accords inter-juridique et fiscaux

Vers la rationalisation des banques

Malgré l’incertitude économique et une inquiétude accrue des entreprises sur la contrepartie bancaire liée au risque, la tendance à la centralisation des activités de paiements persiste et les entreprises envisagent avec toujours plus d’optimisme des la réduction des banques avec lesquelles elles collaborent dans le cadre des paiements.

En effet, la multiplication des relations bancaires engendre une perte d’efficacité dans le processus de paiements, la duplication des processus et de la connectivité, des exigences différentes selon les banques, de traitement de coupure, etc. et conduisent systématiquement à des coûts plus élevés, à un manque de visibilité et de contrôle et donc à une inefficacité générale.
Les organisations multinationales exigent donc des partenaires bancaires mondiaux qui peuvent soutenir les multiples exigences bancaires du pays, capables d’être des conseils sur les structures de paiement, et d’offrir des solutions permettant aux entreprises de réaliser leurs objectifs de gestion de trésorerie.

En résumé, une payment factory peut prendre différentes formes, mais le tronc commun est universel et mène l’entreprise à une plus grande visibilité, un meilleur contrôle et une efficacité accrue. Avoir une vision et une compréhension claire dès l’initialisation de votre projet de paiement et travailler avec les bons partenaires peut aider à générer ces avantages.

SEPA : qu’est-ce que c’est ?

Définition du SEPA

SEPA désigne l’espace unique de paiement en euro (Single Euro Payments Area en anglais), c’est-à-dire les pays de l’Union Européenne dans lesquels les paiements s’effectuent uniquement en euros, quels que soient les méthodes de paiement, les conditions, outils, banques, pays, lois ou règlements en vigueur localement. Il est entré en vigueur le 1er août 2014 et a permis la légitimation du concept de Payment Factory.
Cet espace concerne plus de 20000000 d’entreprises européennes et plus de 500000000 d’individus, quelle que soit leur nationalité. Il a été défini afin de permettre la simplification des paiements dans toute l’Europe, quel que soit le pays dans lequel l’émetteur ou le destinataire du paiement se situe, et de rendre les tarifications de ce type de paiement plus transparentes pour tous. Ainsi, tout paiement  dans l’espace SEPA devient aussi aisé que n’importe quel paiement en espèce dans son pays d’origine.

Logo officiel du SEPA
Logo officiel du SEPA

Jusqu’alors, les paiements par carte ou par virement électronique transfrontaliers européens engendraient des surcoûts, des lenteurs (date de valeur très éloignées de la date d’opération), voire des erreurs (somme partielle reçue par le destinataire.

Un règlement depuis 2012

La collaboration des banques européennes a permis d’élaborer un règlement et de le ratifier en 2012, comme l’indique le site officiel.  L’objectif, comme indiqué ci-dessus, était de rendre les paiements dans la zone Euro SEPA aussi souples que dans le pays de domiciliation des différentes parties (banque, émetteur, destinataire).
Le règlement, à l’origine, prévoyait une fin de migration, donc un passage total aux virements SEPA et prélèvements SEPA le 1er février 2014, mais il dut être repoussé au 1er août 2014 à cause d’un défaut de communication sur le sujet. En effet, de nombreuses entreprises europénnes ont été prévenues très tardivement (fin 2013) par les institutions de ce que le SEPA allait être mis en place définitivement quelques semaines plus tard. Pour permettre aux différentes institutions et aux entreprises de choisir des solutions adéquats et compatibles avec SEPA, le lancement fut donc repoussé de 6 mois.
Pour les plus grandes entreprises, le passage à un véritable outil de centralisation de paiement et à une payment factory fut le choix le plus évident dans le cadre de la migration, dans la mesure où certaines de ces usines à paiement permettent nativement de gérer SDD (SEPA Direct Debit : prélèvement SEPA) et SCT (SEPA Credit Transfer : crédit SEPA).

Les banques européennes, représentée par le Conseil européen des paiements (EPC), furent soutenues dans cette quête par la Banque centrale européenne et la Commission européenne.